ວິທີຈັດລະບຽບເອກະສານຢ່າງມີປະສິດທິພາບໃນຕູ້ເກັບເອກະສານ

ເລືອກປະເພດ ແລະ ການຈັດແບບຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ເໝາະສົມຕໍ່ວຽກງານຂອງທ່ານ

ຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຕັ້ງ ແລະ ແນວຂ້າງ: ພື້ນທີ່, ຄວາມສະດວກໃນການເຂົ້າເຖິງ, ແລະ ຜົນກະທົບຕໍ່ສຸຂະພາບ

ການເລືອກຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ຖືກຕ້ອງເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍການເຂົ້າໃຈຄວາມແຕກຕ່າງລະຫວ່າງການອອກແບບແນວຕັ້ງ ແລະ ແນວຂ້າງ. ຕູ້ແນວຕັ້ງມີລັກສະນະສູງ ແລະ ຂາດ, ໂດຍທົ່ວໄປຈະມີຕູ້ລາງ 2-5 ຕູ້ ທີ່ເກັບເອກະສານຂະໜາດ A4 ຫຼື ຂະໜາດທີ່ໃຊ້ໃນການເຮັດວຽກດ້ານກົດໝາຍ ໂດຍຈັດເອກະສານເຂົ້າໄປໃນຕູ້ຕາມແນວໜ້າ-ຫຼັງ. ຕູ້ເຫຼົ່ານີ້ໃຊ້ພື້ນທີ່ຢູ່ເທິງເທົ້ານ້ອຍທີ່ສຸດ—ເໝາະສົມສຳລັບຫ້ອງເຮັດວຽກທີ່ບ້ານທີ່ມີຂະໜາດນ້ອຍ ຫຼື ເຂດເຮັດວຽກສ່ວນບຸກຄົນ—ແຕ່ຕູ້ລາງທີ່ເລິກ (ສູງເຖິງ 28 ນິ້ວ) ຕ້ອງການພື້ນທີ່ເປີດອອກຢ່າງເພີ່ມເຕີມ. ການເອື້ອມເຂົ້າໄປໃນສ່ວນທ້າຍຂອງຕູ້ລາງທີ່ຖືກດຶງອອກຢ່າງສົມບູນອາດເຮັດໃຫ້ເກີດຄວາມເຄັ່ງຕຶງຕໍ່ບ່າ ແລະ ສ່ວນລຸ່ມຂອງຫຼັງເປັນເວລາດົນນານ, ໂດຍເປັນພິເສດເວລາທີ່ໃຊ້ເປັນປະຈຳ.

ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ຕູ້ດ້ານຂ້າງຈະກວ້າງແລະຕື້ນກວ່າ, ມີລິ້ນທີ່ຍືນອອກໄປເພີຍງ 18–20 ນິ້ວ. ມັນສາມາດຮອງຮັບການຈັດເອກະສານທັງແບບດ້ານຂ້າງຕໍ່ດ້ານຂ້າງ ແລະ ແບບດ້ານໜ້າຕໍ່ດ້ານຫຼັງ, ແລະ ມັກຈະສາມາດຈັດເອກະສານທີ່ມີຂະໜາດ A4 ແລະ ຂະໜາດໃຫຍ່ກວ່າ (legal size) ໄດ້ໂດຍບໍ່ຕ້ອງປ່ຽນທ່າທີ່. ການຍືນອອກຕໍ່າຂອງລິ້ນຊ່ວຍປ້ອງກັນການຂັດຂວາງເສັ້ນທາງເດີນໃນບ່ອນທີ່ຄັບແຄບ, ແລະ ພື້ນທີ່ກວ້າງຂອງຕູ້ເຮັດໃຫ້ມັນສາມາດໃຊ້ເປັນເຄື່ອງມືເຮັດວຽກທີ່ມີຄວາມສູງເທົ່າກັບການຢືນໄດ້—ຊ່ວຍຫຼຸດການເຄື່ອນໄຫວຂອງຮ່າງກາຍ ແລະ ປັບປຸງທ່າທີ່ການຢືນ. ໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີການເຮັດວຽກເປັນທີມ, ຕູ້ດ້ານຂ້າງອະນຸຍາດໃຫ້ຜູ້ໃຊ້ຫຼາຍຄົນເຂົ້າເຖິງໄດ້ພ້ອມກັນ, ແລະ ມີຄວາມສະຖຽນທີ່ຫຼາຍຂຶ້ນເມື່ອເປີດລິ້ນຫຼາຍບານ, ຈຶ່ງຫຼຸດຄວາມສ່ຽງທີ່ຕູ້ຈະເອີ່ງໃນບ່ອນທີ່ມີການຈາລະຈົນຫຼາຍ.

ວິທີຈັດລະບົບລິດເດີແລະວິທີຈັດຕັ້ງປ້າຍຊື່ທີ່ດີທີ່ສຸດເພື່ອການສະແກນເບິ່ງຢ່າງໄວວາ

ເມື່ອເລືອກປະເພດຕູ້ໄດ້ແລ້ວ ການຈັດແບ່ງພາຍໃນ ແລະ ການຈັດຕັ້ງປ້າຍຊື່ຈະກຳນົດຄວາມໄວໃນການຄົ້ນຫາໂດຍກົງ. ໃນຕູ້ແນວຕັ້ງ ຄວນຈັດລຳດັບປີ້ມເອງທີ່ເອີ້ນວ່າ 'hanging folders' ຈາກດ້ານໜ້າໄປຫາດ້ານຫຼັງ ໂດຍໃຫ້ສ່ວນທີ່ເປັນປ້າຍຊື່ຫັນໄປທາງດ້ານໜ້າ ແລະ ຈັດໃຫ້ຢູ່ເທິງເສັ້ນດ້ານໜ້າຂອງລິດເດີ. ໃນຕູ້ແນວຂ້າງ ຄວນຈັດປີ້ມເອງຈາກດ້ານໜຶ່ງໄປອີກດ້ານໜຶ່ງ ແລະ ໃຊ້ປ້າຍຊື່ທີ່ມີສີຕ່າງກັນເພື່ອເພີ່ມປະສິດທິພາບໃນການສະແກນເບິ່ງ. ປ້າຍຊື່ຄວນຈັດຢູ່ເທິງສຸດຂອງແຕ່ລະປີ້ມເອງ ຫຼື ແຕ່ລະເອກະສານທີ່ຫໍ້ (file jacket) ເທົ່ານັ້ນ—ບໍ່ຄວນຈັດຢູ່ເທິງດ້ານຂ້າງ (spine) ຫຼື ດ້ານລຸ່ມ—ແລະ ຄວນໃຊ້ຮູບແບບທີ່ເປັນມາດຕະຖານເດີມ ໂດຍລວມເຖິງຫົວຂໍ້ ຊ່ວງເວລາ (ວັນທີ) ແລະ ລະຫັດປະເພດ (ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ: HR-2024-Q3-Leave ລະບົບທີ່ໃຊ້ເກັບປ້າຍຊື່ຢ່າງເປັນມາດຕະຖານ—ເຊັ່ນ: ຖົງກາວຕິດຫຼື ແຖບສອງດ້ານທີ່ສາມາດສອດເຂົ້າໄດ້—ຮັບປະກັນວ່າເອກະສານທຸກຊິ້ນຈະຖືກຈັດປະເພດໄດ້ທັນທີ. ເມື່ອຈັດຄູ່ກັບລະບົບການຈັດສີທີ່ງ່າຍດາຍ (ເຊັ່ນ: ສີຟ້າສຳລັບດ້ານການເງິນ, ສີແດງສຳລັບດ້ານກົດໝາຍ) ວິທີການນີ້ຈະຫຼຸດເວລາການຄົ້ນຫາເສີມເຖິງ 40% ຕາມການສຶກສາດ້ານຜະລິດຕະພາບໃນທີ່ປະຊຸມ ທີ່ອ້າງອີງຈາກສະມາຄົມການຈັດການເອກະສານແຫ່ງຊາດ.

ນຳໃຊ້ລະບົບການຈັດເອກະສານທາງຮ່າງກາຍທີ່ເປັນມາດຕະຖານໃນຕູ້ເກັບເອກະສານຂອງທ່ານ

ລະບົບການຈັດເອກະສານທາງຮ່າງກາຍທີ່ເປັນມາດຕະຖານຈະປ່ຽນຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ເຕັມໄປດ້ວຍຄວາມສັບສົນໃຫ້ເປັນທີ່ເກັບເອກະສານທີ່ເປັນລະບົບ ແລະ ມີຄວາມໄວສູງ. ການເລືອກສ່ວນປະກອບທາງໃນ—ເຊັ່ນ: ປີ້ບເອກະສານທີ່ເປັນແຖບເທິງ, ປ້າຍຊື່ຈາກເປືອກມານິລາ, ແລະ ແຖບເອກະສານ—ມີຜົນຕໍ່ທັງອາຍຸການໃຊ້ງານຂອງເອກະສານ ແລະ ຄວາມໄວໃນການຄົ້ນຫາ.

ປີ້ບເອກະສານທີ່ເປັນແຖບເທິງ, ປ້າຍຊື່ຈາກເປືອກມານິລາ, ແລະ ແຖບເອກະສານ: ການປຽບທຽບດ້ານຄວາມໝັ້ນຄົງ ແລະ ຄວາມໄວໃນການຄົ້ນຫາ

ຕາຕະລາງຂ້າງລຸ່ມນີ້ປຽບທຽບອຸປະກອນສາມຊິ້ນທີ່ສຳຄັນທີ່ສຸດເທິງພື້ນຖານຂອງຄວາມໝັ້ນຄົງ ແລະ ຄວາມໄວໃນການຄົ້ນຫາ.

ເພື່ອຄວາມສົມດຸນທີ່ດີທີ່ສຸດ, ຈັບຄູ່ໃຊ້ຖົງເອກະສານທີ່ມີແຖວເຫຼັກເທິງ (hanging folders) ສຳລັບປະເພດຫຼັກ (ເຊັ່ນ: ລູກຄ້າ A ,ການເງິນ ), ປາກເທິງແທັບສຳລັບການແບ່ງສ່ວນ ( ໃບເກັບເງິນ ,ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ,ການປັບສອດຄ່ອງ ), ແລະ ແຟ້ມປົກສຳລັບເອກະສານທີ່ມີຄຸນຄ່າສູງແລະຖາວອນ. ວິທີການທີ່ມີຫຼາຍຊັ້ນນີ້ເຂົ້າກັນໄດ້ກັບມາດຕະຖານການຈັດການເອກະສານມືອາຊີບ ແລະ ສະໜັບສະໜູນທັງຄວາມມີປະສິດທິພາບໃນແຕ່ລະວັນ ແລະ ຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງການເກັບຮັກສາໃນໄລຍະຍາວ.

ນຳໃຊ້ການຈັດປະເພດ ແລະ ການຕິດປ້າຍເອກະສານຢ່າງອັດຈະລິຍະເພື່ອການຄົ້ນຫາທີ່ໄວຂຶ້ນ

ຕູ້ເກັບເອກະສານທີ່ຈັດຕັ້ງຢ່າງດີຈະໃຫ້ຄວາມໄວເທົ່ານັ້ນເມື່ອເອກະສານທຸກຊິ້ນມີສະຖານທີ່ທີ່ເຫມາະສົມ ແລະ ຖືກນຳໃຊ້ຢ່າງສົມໍາເສີມ. ການຈັບຄູ່ຍຸດທະສາດການຈັດປະເພດທີ່ຖືກອອກແບບມາເປັນພິເສດກັບການຕິດປ້າຍທີ່ມາດຕະຖານຈະປ່ຽນການເກັບຮັກສາທີ່ຢູ່ນິ່ງເປັນເຄື່ອງມືການຄົ້ນຫາທີ່ເຄື່ອນໄຫວ.

ການຈັດລຽງຕາມຫົວຂໍ້, ຕາມລຳດັບເວລາ, ແລະ ຕາມຄວາມສຳຄັນ–ຄວາມເລິກຮ້ອນ: ການຈັບຄູ່ຍຸດທະສາດກັບການນຳໃຊ້

ການຈัดລຽງຕາມຫົວຂໍ້ຈະຈັດເອກະສານຕາມໂຄງການ ລູກຄ້າ ຫຼື ເຂດທີ່ເຮັດວຽກເປັນພິເສດ—ແລະເຮັດໄດ້ດີທີ່ສຸດເມື່ອວຽກປະຈຳວັນເກີດຂຶ້ນຢູ່ໃນໂຄງການທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ດຳເນີນຢູ່ຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ການຈັດລຽງຕາມລຳດັບເວລາ (ຕາມເດືອນ ຫຼື ປີ) ເໝາະສຳລັບເອກະສານທີ່ອີງໃສ່ວັນທີ ເຊັ່ນ: ບິນຄິດຄ່າບໍລິການ ການຍື່ນບັນຊີພາສີ ຫຼື ບັນທຶກການປະກັນຄຸນນະພາບ ໂດຍຮັກສາເອກະສານທີ່ໃໝ່ທີ່ສຸດໄວ້ທີ່ດ້ານໜ້າ. ໃນສະພາບແວດລ້ອມທີ່ມີເວລາຈຳກັດ ແຜນທີ່ຄວາມສຳຄັນ–ຄວາມເລັກນ້ອຍຈະແຍກວຽກທີ່ຕ້ອງເຮັດທັນທີອອກຈາກເອກະສານອ້າງອີງທີ່ໃຊ້ໄດ້ໃນໄລຍະຍາວ—ເພື່ອບໍ່ໃຫ້ເອກະສານທີ່ສຳຄັນຖືກຝັງຢູ່ເບື້ອງລຸ່ມຂອງປະລິມານທີ່ຫຼາຍເກີນໄປ.

ພາຍໃນຕູ້ເກັບເອກະສານໜຶ່ງ ວິທີການເຫຼົ່ານີ້ສາມາດນຳມາໃຊ້ຮ່ວມກັນໄດ້: ຕູ້ລຸ້ມເທິງອາດຈະເກັບປີ໊ບເອກະສານໂຄງການປັດຈຸບັນທີ່ຈັດລຽງຕາມຫົວຂໍ້ ໃນຂະນະທີ່ຕູ້ລຸ້ມລຸ່ມເກັບເອກະສານທີ່ຈັດລຽງຕາມລຳດັບເວລາ. ສິ່ງທີ່ສຳຄັນທີ່ສຸດແມ່ນການຈັບຄູ່ຄຳຖາມທີ່ຖືກໃຊ້ເພື່ອຄົ້ນຫາເອກະສານເປັນຫຼັກ—ເຊັ່ນ: “ເອກະສານນີ້ເກີດຈາກໂຄງການໃດ?” ຫຼື “ເກີດຫຍັງຂຶ້ນໃນໄລຍະສີ່ເດືອນທີ່ຜ່ານມາ?”—ກັບສະຖານທີ່ທາງຮ່າງກາຍ ແລະ ລະບົບການຈັດລຽງຂອງຕູ້.

ການຕິດປ້າຍແລະການໃຊ້ສີທີ່ມາດຕະຖານສຳລັບຕູ້ເກັບເອກະສານ: ລົດລາຍເວລາທີ່ໃຊ້ໃນການຄົ້ນຫາລົງໄດ້ເຖິງ 40%

ເຖິງແຕ່ເປັນເຄື່ອງມືຈັດລະບຽບທີ່ດີທີ່ສຸດກໍຍັງລົ້ມເຫຼວຖ້າບໍ່ມີລະບົບປ້າຍຊື່ທີ່ຕາສາມາດອ່ານໄດ້ທັນທີ. ໃຊ້ແບບຟອມປ້າຍຊື່ທີ່ເປັນມາດຕະຖານ, ຕົວອັກສອນທີ່ໃຫຍ່ແລະບໍ່ມີເສັ້ນຂອບ (sans-serif), ແລະເຄື່ອງພິມປ້າຍຊື່ທີ່ເປັນເອກະລາດ (ເຊັ່ນ: Brother ຫຼື Dymo) ເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມເປັນເອກະພາບ ແລະ ຄວາມຊັດເຈນ. ຈັດສີທີ່ແຕກຕ່າງກັນ ແລະ ມີຄວາມໝາຍຢ່າງຊັດເຈນໃຫ້ແຕ່ລະໆດ້ານຫຼັກ—ເຊັ່ນ: ສີຟ້າສຳລັບດ້ານການເງິນ, ສີແດງສຳລັບດ້ານກົດໝາຍ, ສີຂຽວສຳລັບດ້ານບຸກຄະລາກອນ—ແລ້ວນຳໄປໃຊ້ກັບປ້າຍທີ່ຢູ່ເທິງຝາກະເປົາເອງ, ສ່ວນເປີດຂອງຝາກະເປົາເອກະສານ, ແລະ ປ້າຍທີ່ຢູ່ເທິງໜ້າລິ້ນຂອງຕູ້ເກັບເອກະສານ. ເນື່ອງຈາກສະໝອງຈະປະມວນຜົນສີ ແລະ ລາຍລະອຽດໄດ້ໄວກວ່າຂໍ້ຄວາມເທົ່ານັ້ນ, ວິທີນີ້ຈະຫຼຸດເວລາການຄົ້ນຫາລົງໄດ້ເຖິງ 40% ແລະປ່ຽນຕູ້ເກັບເອກະສານຂອງທ່ານໃຫ້ເປັນດັດຊະນີທີ່ເຫັນໄດ້ດ້ວຍຕາ ເຊິ່ງຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານເລືອກຝາກະເປົາທີ່ຕ້ອງການໄດ້ທັນທີ.

FAQs

ຄວາມແຕກຕ່າງທີ່ສຳຄັນລະຫວ່າງຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຕັ້ງ ແລະ ຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຂ້າງແມ່ນຫຍັງ?

ຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຕັ້ງມີລັກສະນະສູງ ແລະ ຂາດ, ມີລິ້ນທີ່ເລິກ, ເໝາະສຳລັບບ່ອນທີ່ມີພື້ນທີ່ຈຳກັດ, ໃນຂະນະທີ່ຕູ້ເກັບເອກະສານແນວຂ້າງມີລັກສະນະກວ້າງ ແລະ ສັ້ນ, ໃຫ້ການເຂົ້າເຖິງທີ່ງ່າຍຂຶ້ນ ແລະ ມີຄວາມສາມາດເພີ່ມເຕີມເຊັ່ນ: ສາມາດໃຊ້ເປັນພື້ນທີ່ເຮັດວຽກໄດ້.

ແນວໃດທີ່ຂ້ອຍຈະປັບປຸງຄວາມໄວໃນການຊອກຫາໄຟລ໌?

ໃຊ້ແຖວຕິດຕາມສີ, ປ້າຍຊື່ທີ່ເປັນມາດຕະຖານດ້ວຍຮູບແບບທີ່ຊັດເຈນ, ແລະຢຸດທະສາດການຈັດລະບົບຕາມຈຸດປະສົງເຊັ່ນ: ການຈັດລະບົບຕາມຫົວຂໍ້ ຫຼື ຕາມລຳດັບເວລາ. ການປະສົມປະສານການຕິດປ້າຍຊື່ກັບການຈັດສີສາມາດຫຼຸດເວລາໃນການຊອກຫາໄດ້ເຖິງ 40%

ອຸປະກອນຈັດເອກະສານທີ່ດີທີ່ສຸດສຳລັບເອກະສານທີ່ມີຄວາມລັບແມ່ນຫຍັງ?

ຝາກເອກະສານທີ່ເຮັດຈາກພາສຕິກທີ່ໜັກແໜ້ນ ຫຼື ພັອລີເອສເຕີ (poly) ແມ່ນເໝາະສຳລັບເອກະສານທີ່ມີຄວາມລັບ ແລະ ເອກະສານທີ່ຕ້ອງເກັບຮັກສາໄວ້ໃນໄລຍະຍາວ ເນື່ອງຈາກມັນຕ້ານນ້ຳ ການຂີ້ຫຼຸດ ແລະ ການຈັດການເປັນປະຈຳ