So wählen Sie einen Aktenschrank aus, der in den Büro-Raum passt

Messen und analysieren Sie die räumlichen Einschränkungen Ihres Büros

Genauigkeit der Bodenabmessungen, erforderliche Freizonen und Anforderungen an die Arbeitsablaufwege

Beginnen Sie damit, die Grundfläche des Büros mit einem hochwertigen Lasermessgerät genau auszumessen. Bei der Planung des Raumlayouts ist es wichtig, ausreichend Platz für eine komfortable Bewegung der Mitarbeiter zu lassen. Hauptverkehrswege sollten gemäß den Richtlinien zur Barrierefreiheit mindestens 91 cm breit sein, während Nebenwege etwa 61 cm freien Durchgangsraum benötigen. Achten Sie darauf, an welchen Stellen sich Mitarbeiter im Laufe des Tages häufig aufhalten oder bewegen. Beobachten Sie diese stark frequentierten Bereiche zwischen Arbeitsplätzen, Druckern und Konferenzräumen, um später Staus zu vermeiden. Auch Aktenschränke sind ein wichtiger Aspekt: Stellen Sie sicher, dass niemand beim Öffnen der Schränke in der Bewegung behindert wird. Viele Unternehmen richten ihre Räumlichkeiten heutzutage recht häufig neu ein. Laut einem Bericht der International Facility Management Association aus dem Jahr 2023 passen nahezu drei Viertel aller Unternehmen ihr Möbelaufstellungs-Konzept jährlich an. Modulare Arrangements sind daher sinnvoll, wenn das Büro auch bei sich wandelnden Anforderungen langfristig funktionsfähig bleiben soll.

Überprüfung von Türschwingungen, Stuhl-Bewegungen und Interferenzen mit angrenzenden Möbeln

Prüfen Sie die Türschwingbögen in allen Positionen – ein Standard-Schwingwinkel von 90 Grad erfordert einen Freiraum von 30 Zoll. Simulieren Sie die Stuhl-Bewegung: Rollstühle benötigen 42 Zoll Platz hinter Schreibtischen für eine ergonomische Drehbewegung. Stellen Sie Aktenschränke nicht in der Nähe von Heizkörpern oder elektrischen Schaltanlagen auf, da Wärmeexposition die Papierlagerung verziehen kann. Überprüfen Sie die Kompatibilität mit angrenzenden Möbeln:

• Seitliche Schränke parallel zu Schreibtischen minimieren den Vorsprung
• Senkrechte Einheiten dürfen den Zugang zu Fenstern nicht behindern
  Mobile Einheiten reduzieren das Interferenzrisiko in dynamischen Büros um 68 % (FacilitiesNet 2023) und ermöglichen schnelle Neupositionierungen bei Team-Umstrukturierungen.

Wählen Sie den richtigen Aktenschranktyp entsprechend Ihren räumlichen Anforderungen aus

Senkrechte, seitliche und mobile Aktenschränke: Kompromisse hinsichtlich Stellfläche, Höhe und Zugänglichkeit

Die klassischen Standby-Modelle sind die vertikalen Aktenschränke, die üblicherweise etwa 38 cm breit und 71 cm tief sind. Sie lassen sich gut an Wänden stapeln, wo Platz knapp ist; allerdings benötigen Mitarbeiter mindestens 61 bis 76 cm Platz vor dem Schrank, um die Schubladen vollständig herausziehen zu können. Dann gibt es die seitlichen Aktenschränke, die eine Breite von etwa 76 bis 107 cm und eine Tiefe von rund 46 bis 51 cm aufweisen. Diese verfügen über breitere, flachere Schubladen, die sich mit nur 46 bis 56 cm Platzbedarf problemlos herausziehen lassen. Sie eignen sich hervorragend für stark frequentierte Bereiche, in denen Personen seitlich schnellen Zugriff benötigen. Möchten Sie etwas Bewegliches? Mobile Aktenbehälter stehen auf Rollen und können nach Bedarf verschoben werden – allerdings mit einem Preis: Die meisten bieten maximal eine oder zwei Schubladen und passen kaum unter herkömmliche Bürotische. Laut einer aktuellen Studie aus dem Jahr 2023 zur tatsächlichen Effizienz von Arbeitsräumen benötigten Teams, die seitliche Aktenschränke nutzten, 40 % weniger Zeit für die Suche nach Akten im Vergleich zu Nutzern vertikaler Schränke. Wenn jedoch der Bodenplatz im Vordergrund steht, schneiden vertikale Aktenschränke immer noch deutlich besser ab und sparen in kleineren Büros etwa 35 % mehr Quadratmeter ein.

Platzsparende Optionen: schlanke, unter-dem-Schreibtisch-platzierte und druckerseitige Aktenschränke

Wenn der Platz wirklich knapp ist, passen diese besonders schmalen Schränke (mit einer Tiefe von weniger als 30 cm) problemlos direkt neben Türzargen; zudem gibt es Modelle, die speziell dafür konzipiert sind, unter Schreibtischen zu stehen – an Stellen, an denen normalerweise niemand hinsieht. Einige druckerseitige Modelle verfügen über flache Oberflächen, auf denen tatsächlich Büroequipment abgestellt werden kann, sodass keine zusätzlichen Halterungen benötigt werden. Der Nachteil? Diese speziellen Schränke bieten etwa die Hälfte der Aktenkapazität herkömmlicher Modelle, schaffen dafür aber wertvollen Zusatzraum an anderer Stelle. Eine aktuelle Studie ergab, dass kleine Büros mit einer Fläche von lediglich 14 Quadratmetern nach der Installation dieser kompakten Aufbewahrungslösungen rund 22 % mehr nutzbaren Raum gewannen. Und falls jemand unerwartetes Öffnen der Schubladen in stark frequentierten Bereichen vermeiden möchte, empfiehlt es sich, Modelle mit positiven Verriegelungen zu wählen, die den Inhalt sicher verschlossen halten, bis sie bewusst geöffnet werden.

Abstimmung der Abmessungen des Aktenschrankes mit der bestehenden Büroinfrastruktur

Kompatibilität von Tiefe, Breite und Höhe mit Schreibtischen, Türöffnungen und Wandnischen

Die richtige Größe für ein Aktenschranksystem zu wählen, ist entscheidend, um den Arbeitsablauf reibungslos zu gestalten und Platz zu sparen. Bei der Tiefe benötigen die meisten vertikalen Aktenschränke etwa 25 bis 28 Zoll Platz, damit sich die Schubladen vollständig öffnen lassen, ohne an Schreibtischen oder Wänden anzustoßen (laut Office Furnishings Report 2024). Die Breite der Türöffnung ist ein weiterer wichtiger Aspekt: Seitliche Aktenschränke sind üblicherweise 30 bis 36 Zoll breit; bei Flurbreiten unter 40 Zoll müssen sie daher möglicherweise einzeln zerlegt werden. Auch die Höhe spielt eine Rolle – sowohl hinsichtlich des Fassungsvermögens als auch der Platzierung. Unter-Schreibtisch-Modelle erreichen maximal etwa 29 Zoll Höhe, während vollständig hohe Varianten bis zu 52 Zoll messen. Überlegen Sie sich daher vor einem Kauf:

1. Messen Sie Türöffnungen und Gänge mit einem Laser-Messgerät unter Berücksichtigung des Schwenkradius der Türbänder
2. Erfassen Sie Wandnischen an denen Aktenschränke ungenutzte Bereiche wie Nischen ausfüllen könnten
3. Überprüfen Sie die Freiräume unter dem Schreibtisch —stellen Sie sicher, dass bei der Aufstellung von Schränken unter Arbeitsflächen mindestens 20 Zoll (ca. 51 cm) Kniefreiheit verbleiben

Standardmaße für Schränke zeigen wesentliche Kompromisse auf:

Übersehen Sie nicht die Risiken einer Höheninkompatibilität, die Fenster, Lichtschalter oder HLK-Lüftungsöffnungen verdecken könnten – dies ist eine der Hauptursachen für Kosten durch Büro-Umstrukturierungen (Facility Management Journal 2023). Stellen Sie vor dem endgültigen Kauf eines Aktenschrankes stets sicher, dass die Herstellerangaben mit Ihrem Grundriss übereinstimmen.

Optimieren Sie die Platzierung von Aktenschränken hinsichtlich Funktionalität und Raumeffizienz

Wo Sie diese Aktenschränke aufstellen, macht den entscheidenden Unterschied zwischen bloßem Lagern von Unterlagen und der tatsächlichen Beschleunigung der Arbeitsabläufe aus. Stellen Sie sie möglichst nahe an die Arbeitsplätze, an denen die Mitarbeiter am meisten Zeit verbringen, damit niemand wertvolle Minuten mit der Suche nach verlegten Papieren vergeudet. Laut dem Bericht des Office Efficiency Index aus dem vergangenen Jahr verlieren Arbeitnehmer durchschnittlich rund vier Stunden pro Woche mit der Suche nach fehlenden Akten. Vergessen Sie auch die Flure nicht: Halten Sie mindestens einen Abstand von einem Meter zwischen Möbeln und Wänden frei – nicht nur, weil dies gesetzlich vorgeschrieben ist, sondern auch, um Staus zu vermeiden, wenn zur Mittagszeit alle gleichzeitig das Büro verlassen. Auch kleine Räume erfordern kreative Lösungen: Überlegen Sie, Aktenschränke entlang von Schreibtischen, in ungenutzten Ecken hinter Wänden oder sogar unter Fenstern aufzustellen, wo das Sonnenlicht nichts ausbleichen kann. Ecken eignen sich hervorragend für seitliche Aktenschränke, da diese sich ideal in sonst ungenutzte Raumabschnitte einfügen, ohne dass jemand quer durch den Raum greifen muss. Bevor Sie eine Anordnung endgültig festlegen, prüfen Sie, wie viel Platz noch vorhanden ist, wenn Stühle vollständig zurückgeschoben und Türen weit geöffnet sind. Viele Menschen vernachlässigen diesen Schritt – laut den Erkenntnissen des Space Planning Journal führt dies bei fast einem Drittel aller Büro-Umgestaltungen zu Problemen. Stellen Sie schließlich die Schubladen nicht in unmittelbarer Nähe stark frequentierter Bereiche wie Drucker oder Kaffeemaschinen auf. Gute Planung bedeutet schnellen Zugriff ohne unnötige Belegung wertvollen Bodenraums.